Zwischen Angeboten für « Agenten KI » und RPA-Software, die nun als « durch KI erweitert » beworben wird, fällt es Führungskräften in KMU schwer zu entscheiden, was sie kaufen sollen. Laut Enguerrand Boulnois, Präsident des KI-Studios Katalyx in Aix-en-Provence, hängt die Wahl weniger von der Technologie ab als von der Art der zu automatisierenden Aufgabe. Er fasst seine Methode in einer Frage zusammen: Erfordert die Aufgabe Verständnis oder nur Ausführung?
RPA führt eine Regel aus
RPA, kurz für Robotic Process Automation, bezeichnet Software-Roboter, die Klicks und Eingaben auf einem Computer nachahmen. Ein Roboter folgt einem festen Pfad: bestimmten Bildschirm öffnen, bestimmtes Feld kopieren, anderswo einfügen, auf « Bestätigen » klicken. Er ist schnell, zuverlässig und kostengünstig, unter einer Bedingung: Die Aufgabe muss immer gleich sein und die Daten immer im gleichen Format ankommen.
Das Übertragen von Kundenaufträgen aus einem Kundenportal in eine ERP-Software, das monatliche Extrahieren derselben Kennzahlen oder das Versenden einer Mahnung zu einem festen Termin fallen laut Herrn Boulnois in den Bereich der RPA oder einer einfachen Integration zwischen zwei Softwarelösungen. Generative KI hinzuzufügen wäre teurer und würde Unsicherheit dort einführen, wo sie nicht nötig ist. Die Grenze ist bekannt: Bei der ersten Änderung des Bildschirms oder Formats versagt der Roboter, und sobald die Aufgabe das Lesen von Freitext oder das Treffen einer kleinen Entscheidung beinhaltet, ist er überfordert.
Der Agent KI versteht einen Kontext
Ein Agent KI geht von einem Ziel aus und nicht von einem vorgegebenen Pfad. Er liest eine E-Mail, ein Foto, ein PDF oder ein Datenblatt, erfasst deren Bedeutung, wählt die nützliche Aktion aus und führt sie in den Unternehmenswerkzeugen aus. Enguerrand Boulnois nennt mehrere von Katalyx bearbeitete Fälle. Für ein Unternehmen der Sozial- und Solidarwirtschaft, das gebrauchtes Spielzeug weiterverkauft, erkennt eine Anwendung ein Spielzeug anhand eines einfachen Fotos, findet dessen Marke und Referenz heraus und zeigt dann an, wo es einzusortieren ist, wo zuvor ein Team jeden Artikel manuell erfasste.
Für den Supportdienst eines Unternehmens für Verwaltungssoftware ging es darum, welcher Anteil der von Kunden frei formulierten Anfragen automatisch qualifiziert und vorbereitet werden konnte. Keine feste Regel deckt diese Situationen ab. Der Agent hat jedoch seine Grenzen: Er kann sich irren, seine Kosten hängen vom bearbeiteten Volumen ab, und sein Betrieb muss kontrolliert werden. Deshalb behält ein seriöser Agent seiner Meinung nach für jede Entscheidung, die das Unternehmen bindet, einen Menschen in der Schleife: Er schlägt vor, eine Person bestätigt.
Drei Fragen vor dem Kauf
Der Berater schlägt zunächst vor zu prüfen, ob die Eingaben immer im gleichen Format vorliegen. Wenn ja, genügen eine Integration oder RPA. Wenn sie als E-Mails, Dokumente oder Fotos eingehen, wird ein Agent KI relevant. Anschließend rät er, die Kosten eines Fehlers abzuschätzen: Je teurer er ist, desto präsenter muss die menschliche Validierung sein. Ein Agent, der vorbereitet, und ein Mensch, der bestätigt, sind seiner Erfahrung nach oft kosteneffizienter als ein Roboter, der unangekündigt versagt.
Die letzte Frage betrifft die Häufigkeit. Eine Aufgabe, die zehnmal im Monat ausgeführt wird, rechtfertigt weder einen Roboter noch einen Agenten, und es ist besser, das Team im Umgang mit einem KI-Assistenten zu schulen. Eine Aufgabe, die hunderte Male pro Woche wiederholt wird, verdient hingegen ein dediziertes Werkzeug. Bei den meisten von Katalyx betreuten KMU ist die gewählte Lösung weder « alles RPA » noch « alles Agent », sondern ein Kreislauf, in dem jedes Werkzeug das tut, was es kann: eine Integration zum Transportieren der Daten, ein Agent KI zum Lesen und Vorbereiten, ein Mensch zum Entscheiden. Vor jeder Investition empfiehlt Enguerrand Boulnois, ein Inventar der repetitiven Aufgaben mit ihrem Volumen und ihren Kosten zu erstellen, denn diese Liste zeigt seiner Meinung nach, wo KI wirklich einen Mehrwert bringt und wo ein einfacheres Werkzeug ausreicht.
