Bedrijven vertrouwen steeds vaker volledige taken toe aan IA-agenten, van het monitoren van informatie tot het uitvoeren van bepaalde acties. Deze autonomie stelt de teams die ze inzetten voor concrete vragen: welke taken aan hen delegeren, vanaf welk moment menselijke goedkeuring vereist is, en hoe te voorkomen dat dit gereduceerd wordt tot een simpele klik. Gaetan Fron, Senior Sales Manager voor Frankrijk, België en Luxemburg bij Diligent, uitgever van oplossingen voor governance, risicobeheer en compliance (GRC), gaat in op de gebruikspatronen die worden waargenomen in audit- en risicobeheerteams.
Agenten die verder gaan dan antwoorden
De agenten beperken zich niet langer tot het beantwoorden van vragen. Ze kunnen informatie monitoren, processen coördineren, werk voorbereiden en de volgende uit te voeren actie naar voren halen. Met Diligent One kunnen gespecialiseerde agenten risicobeheerteams helpen om van periodieke evaluaties over te stappen op een continue monitoring: ze monitoren risicogerelateerde gegevens, zuiveren vastgelegde data, coördineren evaluaties, vervolgacties op achterstand, escaleren problemen naar de verantwoordelijke managers en signaleren opkomende risico’s.
Wat interne audit betreft, kunnen deze agenten helpen audits sneller te plannen en uit te voeren, door relevante risico’s te identificeren, deze te koppelen aan auditdoelstellingen en bestaande controles te verbinden. Ze vergemakkelijken ook het verzamelen van bewijsstukken, het uitvoeren van tests en het formuleren van bevindingen. Het geheel wordt gecoördineerd door de orchestratie-agent van Diligent One, die professionals in staat stelt hun behoeften uit te drukken in natuurlijke taal, dat wil zeggen in hun eigen woorden in plaats van via technische commando’s. De agenten maken gebruik van de GRC-gegevens die in het platform zijn opgeslagen, wat hen de nodige bedrijfscontext geeft, zonder het menselijk oordeel te vervangen.
Waar de grens te leggen
Er worden vaak drie niveaus onderscheiden: de agent die suggesties doet, die die werk voorbereidt, en die die een actie uitvoert zonder voorafgaande goedkeuring. Voor Gaetan Fron hangt de grens af van de gevolgen van de actie in plaats van de complexiteit ervan. Een agent kan op de achtergrond monitoren, organiseren, teksten opstellen en aanbevelingen formuleren. Hij kan ook routinematige en omkeerbare taken uitvoeren, zoals het versturen van herinneringen of het voorbereiden van een werkproces, binnen het kader van duidelijk gedefinieerde autorisaties.
Daarentegen moet elke actie die de risicoblootstelling van de organisatie wijzigt, een vastgelegd gegeven verandert, de onderneming bindt of leidt tot de publicatie van een officieel rapport, volgens hem een expliciete menselijke goedkeuring vereisen. « Agenten kunnen het werk op zich nemen; de beslissingen die de organisatie binden, blijven de verantwoordelijkheid van mensen. »
Om werk dat door een agent is voorbereid te beoordelen zonder het proces te hebben gevolgd, moet elke aanbeveling de onderliggende bewijsstukken presenteren, uitleggen wat deze rechtvaardigt en vergezeld gaan van een actiegeschiedenis. De personen belast met de goedkeuring moeten de bron, de aannames en de voorgestelde actie ter discussie kunnen stellen, en niet alleen op « goedkeuren » kunnen klikken. Volgens Gaetan Fron is de aanpak van Diligent gebaseerd op resultaten waarvan de bronnen worden geciteerd en traceerbaar zijn, die de gebruiker kan corrigeren of verwerpen, met goedkeuringsstappen voor acties die de organisatie binden.
Werk dat zich heroriënteert op analyse
Menselijk oordeel blijft onmisbaar zodra er verantwoordelijkheid in het geding is. Professionals moeten de context interpreteren, bepalen wat belangrijk is en de conclusies die worden gepresenteerd aan leidinggevenden, raden van bestuur of regelgevende autoriteiten op zich nemen.
Delegatie verandert, volgens Gaetan Fron, de aard van het werk zelf. Teams verschuiven van het administratief beheren van processen naar strategische actie: in plaats van bewijsstukken op te vragen, registers bij te werken of presentaties voor te bereiden, kunnen risico- en auditprofessionals de grondoorzaken van problemen analyseren, opkomende risico’s anticiperen en aan de leiding de werkelijke uitdagingen uitleggen. Het doel, preciseert hij, is niet het aantal experts te verminderen, maar hen in staat te stellen hun expertise te concentreren waar deze de meeste waarde creëert.
Voor een team dat begint, raadt hij aan te starten met een duidelijk en goed afgebakend gebruiksscenario, waarvan de waarde gemakkelijk te begrijpen is en het resultaat eenvoudig te verifiëren. Zodra dit eerste geval onder de knie is, kan het bereik geleidelijk worden uitgebreid, waarbij de menselijke verantwoordelijkheid voor de beslissingen die de organisatie binden, wordt gehandhaafd.
