Een kwart van de vastgoedbedrijven met tien of meer werknemers gebruikt al AI, maar in makelaarskantoren komt het gereedschap sneller dan de verandering van werkwijze. Volgens de gepubliceerde analyse is de rem niet in de eerste plaats technisch: die zit in de organisatie van het werk.
In veel kantoren is het beeld hetzelfde. Een makelaar schrijft zijn advertenties met een AI-assistent op zijn telefoon, de directeur heeft twee demonstraties bijgewoond en een webinar gevolgd, en iedereen is het erover eens dat het onderwerp belangrijk is. De maandag erna werkt het kantoor echter precies zoals voorheen.
De cijfers van het Insee bevestigen deze wil. Volgens het instituut 26 % van de bedrijven in de vastgoedactiviteiten met tien of meer werknemers in 2025 gebruik maakte van minstens één AI-technologie, tegenover 14 % in 2024 en 7 % in 2023. Aan klantzijde geeft de studie van Xerfi over klanttrajecten in vastgoed aan dat 28 % van de kopers al een AI-tool heeft gebruikt om hun zoektocht te verfijnen.
AI is dus de kantoren binnengedrongen, maar nog niet in hun organisatie.
Een snelle, maar individuele adoptie
In de geobserveerde kantoren blijft AI meestal een persoonlijk gebruik. Iedereen gebruikt het op zijn eigen manier, soms met een gratis account, om sneller een advertentie, een e-mail of een publicatie te schrijven. De winst is reëel voor de taak, maar verdwijnt zodra je naar het geheel kijkt: informatie wordt overgetypt van het ene naar het andere softwarepakket, opvolgingen blijven afhangen van ieders geheugen en de verkoper wacht nog steeds op zijn verslag.
Het kantoor heeft een tool toegevoegd zonder van methode te veranderen. Deze stap komt vaak voor, een technologie komt bijna altijd binnen via individueel gebruik, maar het risico is daar te blijven steken. Deze versnipperde toepassingen roepen ook een vraag op over gegevens: een volmacht, een identiteitsbewijs of de inkomsten van een koper horen niet thuis in een persoonlijk account waarvan niemand in het kantoor de gebruiksvoorwaarden heeft gelezen.
Waarom de verandering stokt
De eerste rem is niet de prijs. Volgens dezelfde enquête van het Insee noemt 54 % van de bedrijven die AI niet gebruiken een gebrek aan expertise, en 53 % van de bedrijven die het wel gebruiken zegt door datzelfde gebrek te worden geremd. Onder de niet-gebruikers noemt 38 % de onverenigbaarheid met hun bestaande software, evenveel als zorgen over gegevensbescherming en het gebrek aan juridische duidelijkheid.
Het makelaarskantoor stapelt zijn eigen moeilijkheden op. De directeur is vaak ook de eerste makelaar, zonder de tijd of de IT-afdeling die nodig zijn om een project te leiden. Een deel van het team werkt onder de status van onafhankelijk handelsagent, aan wie je geen methode kunt opleggen zoals aan een werknemer. De transactiesoftware, de portalen, de e-mail en de agenda’s vormen al een stapel tools, en een fout in een schatting, een volmachtclausule of een bericht verbindt het kantoor.
AI stuit dus niet op de technologie, maar op de organisatie.
De methode veranderen in plaats van een tool toevoegen
Kantoren die vooruitgang boeken, vertrekken vanuit een proces in plaats van een tool. Ze kiezen een taak die elke week wordt herhaald, die tijd kost en tot vergetelheid leidt, en herschrijven die vervolgens van begin tot eind. Het bezoekverslag leent zich hier goed voor. Nu maakt de makelaar notities tussen twee afspraken door, schrijft ‘s avonds als hij tijd heeft, en de verkoper belt uiteindelijk om te vragen hoe het bezoek ging.
Met AI dicteert de makelaar zijn indrukken bij het verlaten van het pand. De tool vormt het verslag, verzamelt de opmerkingen van de koper en bereidt de update van de fiche in de software voor. De makelaar leest het na en verstuurt het, de verkoper wordt dezelfde dag geïnformeerd, en de directeur beschikt over een volledige geschiedenis van het dossier. De kern van de verandering zit in de taakverdeling: wie doet wat, op welk moment en wie keurt goed. Een prijs, een volmacht of een engagement naar een klant blijven menselijke beslissingen, en de methode moet worden opgeschreven met zijn grenzen, aangevuld met een gebruiksregel die de toegestane tools specificeert, geopend met professionele accounts, en de klantgegevens die erin mogen worden ingevoerd.
De verandering vereist ook een referentiepersoon, niet per se de directeur, die de methode test, de opmerkingen van collega’s verzamelt en deze laat evolueren. De opleiding wint aan kracht als deze wordt gegeven op basis van de dossiers van het kantoor: een uur besteed aan een echt verslag overtuigt meer dan een dag algemene presentatie. Voordat de aanpak wordt uitgebreid, controleert het kantoor of het verslag dezelfde dag wordt verstuurd, of de verkoper minder terugbelt, en of het team het gebruikt zonder eraan herinnerd te worden. Het gebrek aan expertise dat door het Insee wordt opgemerkt rechtvaardigt, bij de start, om begeleid te worden totdat het team de methode zich eigen heeft gemaakt.
