Zwei von drei Fachkräften stellen unregulierte Nutzung von künstlicher Intelligenz in ihrem Unternehmen fest, so das am 1. Oktober 2026 veröffentlichte Barometer Forvis Mazars–ESSCA. Diese Zahl wirft eine Frage auf, die über reine Risiken hinausgeht: Warum ziehen es so viele Mitarbeiter vor, eigene Lösungen zu suchen, statt diejenigen zu nutzen, die ihr Arbeitgeber bereitstellt?
- Zwei von drei Fachkräften nutzen KI-Werkzeuge ohne Genehmigung ihres Unternehmens.
- Mitarbeiter greifen zu eigenen Lösungen, weil sie langwierige Arbeitsabläufe verkürzen wollen.
- Schnellere Ausführung führt nicht automatisch zu besserer Leistung.
- Unternehmen sollten ihre Methoden hinterfragen und überflüssige Aufgaben streichen, statt nur Werkzeuge zu verbieten oder zu automatisieren.
Dieses Phänomen trägt den Namen „Shadow AI ». Es bezeichnet eine recht gängige Praxis: ChatGPT oder ein anderes KI-Werkzeug zu nutzen, ohne die Genehmigungswege des Unternehmens zu durchlaufen. Die IT-Führung sieht darin zu Recht ein Risiko. Vertrauliche Daten könnten preisgegeben werden, ungenaue Ergebnisse könnten ungeprüft zirkulieren, sensible Informationen könnten externen Anbietern anvertraut werden.
Der Artikel lädt jedoch dazu ein, die andere Seite des Phänomens zu betrachten. In einem Kundenservice muss ein Berater zunächst den Verlauf einer Anfrage in einer Software nachvollziehen, eine Vorgehensweise in einer Wissensdatenbank konsultieren, eine Information im ERP (der integrierten Unternehmenssoftware) prüfen und dann seine Antwort verfassen. Diese Abfolge kann mehrere Minuten dauern, ohne dem Kunden auch nur den geringsten Mehrwert zu bieten. Wenn dieser Berater entdeckt, dass ein KI-Werkzeug ihm Zeit sparen kann, wird er natürlich versucht sein, es zu nutzen.
Zeitverluste, die zur Normalität geworden sind
Das Phänomen beschränkt sich nicht auf Kundenbeziehungszentren. Excel-Tabellen, die zwischen Abteilungen zirkulieren, manuell neu erstellte Berichte, Genehmigungen, deren Nutzen niemand wirklich erklären kann: Die Arbeit organisiert sich schließlich um die Einschränkungen der Systeme herum und nicht um das, was produziert werden muss. Eine mehrfach gesuchte Information, eine an die falsche Abteilung weitergeleitete Akte oder eine doppelt bearbeitete Anfrage binden Ressourcen, ohne das Ergebnis zu verbessern.
Diese Ineffizienzen erscheinen schließlich normal. Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, die Manager arrangieren sich damit, und da sie nicht immer in den Dashboards auftauchen, entgehen sie oft Investitionsentscheidungen. Um ihr Ausmaß zu messen, nimmt der Artikel das Beispiel eines Unternehmens mit 500 Mitarbeitern: Zehn verlorene Minuten pro Mitarbeiter und Tag entsprechen bei 220 Arbeitstagen mehr als 18.000 Stunden pro Jahr. Diese Stunden könnten nicht alle wiedergewonnen oder direkt in Einsparungen umgewandelt werden, aber die Größenordnung gibt zu denken. Laut demselben Barometer geben 58 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen plant, seine Investitionen in KI zu erhöhen.
Zeit sparen bedeutet nicht, Leistung zu steigern
Die Ausführungsgeschwindigkeit wird oft mit einer Leistungsverbesserung verwechselt. Eine Abteilung, die die für ihre monatlichen Berichte aufgewendete Zeit halbiert, erzielt ein Ergebnis, das hervorragend erscheint. Wenn diese Berichte jedoch selten genutzt werden, besteht der wahre Fortschritt darin, ihre Nützlichkeit zu hinterfragen, und nicht darin, sie schneller zu produzieren.
Im Kundenservice kann ein Unternehmen seine durchschnittliche Bearbeitungszeit reduzieren und einige Wochen später einen Anstieg von Beschwerden feststellen, weil Kunde:innen erneut anrufen müssen, um eine Lösung zu erhalten. Um die Vorteile der KI zu bewerten, schlägt der Artikel vor, zu betrachten, was nach ihrer Nutzung passiert: Wurde die Anfrage gelöst, erforderte die Akte einen neuen Eingriff, musste der Kunde erneut Kontakt aufnehmen, und wurde die in einer Phase eingesparte Zeit nicht einfach an anderer Stelle verloren?
Methoden überdenken, nicht nur Werkzeuge
Jeden Mitarbeiter frei seine Werkzeuge wählen zu lassen, ist keine Antwort, denn die Risiken für Daten, regulatorische Verpflichtungen und die Notwendigkeit zuverlässiger Informationen erfordern einen Rahmen. Zwischen einem generellen Verbot und Laissez-faire bleibt jedoch Raum für eine differenziertere Politik: Teams zu fragen, welche Aufgaben sie zu vereinfachen suchten, welche Werkzeuge ihnen fehlen und welche Verfahren sie verlangsamen.
Das Thema betrifft auch die Geschäftsleitung. Jahrelang haben Unternehmen in Systeme investiert, um Abläufe zu standardisieren und die Steuerung zu erleichtern. Diese Investitionen brachten erhebliche Fortschritte, vervielfachten aber manchmal die Schritte, Schnittstellen und administrativen Zwänge. Es wird laut Artikel auch nötig sein, bestimmte Aufgaben zu streichen und nicht nur zu automatisieren. Der Autor stellt eine letzte Frage: „Was nützen die fortschrittlichsten Technologien, wenn man seine Teams weiter nach Methoden arbeiten lässt, die keinen Sinn mehr ergeben? »
