يبقى العديد من الموظفين الميدانيين، سواء في المتاجر أو على خط الإنتاج أو أثناء التنقل، على هامش حملات التوعية التي تقوم بها مؤسساتهم بشأن الذكاء الاصطناعي. ترى إيمانويل لوي، المديرة العامة لفرنسا في Staffbase، وهي شركة ناشرة لمنصة مخصصة لتجربة الموظف، أن فرق الاتصال يجب أن تُعدّل أساليبها لتتناسب مع هؤلاء الموظفين، الذين غالبًا لا يمتلكون حاسوبًا أو بريدًا إلكترونيًا مهنيًا.
يؤثر نشر الذكاء الاصطناعي على العديد من جوانب العمل، بدءًا من طريقة إنجازه وصولاً إلى المهام نفسها. ونظرًا لأن التكنولوجيا حديثة وتتطور بسرعة، فإنها غالبًا ما تكون جزءًا من ديناميكية تحولية. لذا، ترى أنه من الضروري أن يفهم الموظفون أسباب التغيير، وكيفياته، والمنفعة التي ستعود عليهم منه، وما هو المتوقع منهم.
الوصول إلى « الكيلومتر الأخير »
غالبًا ما تجد الاتصالات الداخلية نفسها عاجزة أمام هذه الفرق. كيف يمكن الوصول إليهم أولاً، عندما لا يملكون عنوان بريد إلكتروني؟ وكيف يمكن تكييف الرسائل مع عاداتهم، مع تفضيل الصوت أو الفيديو أحيانًا، لأنهما أسهل في الاستهلاك أثناء التنقل، بدلاً من النصوص الطويلة المكتوبة؟ وكيف يمكن التحقق من أن المعلومات الأساسية قد تمت مشاهدتها أو فهمها؟
ونظرًا لعدم وجود أدوات تقليدية قادرة على تغطية هذا « الكيلومتر الأخير »، يبقى هؤلاء الموظفون بعيدين عن الحملات الداخلية، مما يقلل بشكل كبير من مساهمة فرق الاتصال في مشاريع نشر الذكاء الاصطناعي.
تقدم إيمانويل لوي الذكاء الاصطناعي كفرصة لجعل العمل الميداني أكثر سلاسة، مع تحقيق نتائج أفضل – حسب رأيها – من حيث السرعة والدقة والتوسع أو الامتثال. يمكن للمساعد أن يوفر الوصول إلى موارد المؤسسة، سواء كانت سياسة خدمة العملاء، أو أداة التسجيل، أو تقرير حادث، مع إضافة سياق الموظف لكل سؤال، مثل مهنته، ومنطقته الجغرافية، أو مستواه الوظيفي. وتعتمد الإجابات على موارد معتمدة من المؤسسة. وتكمل هذه العروض تنسيقات الصوت، وملخصات الإجراءات، أو طلبات الإجازة بنقرة واحدة.
التدريب دون إثقال كاهل الروتين اليومي
ترى أن التدريب يجب أن يتكيف مع الميدان، حيث لا يملك الموظفون الوقت لحضور جلسات طويلة. فتنسيقات قصيرة، يمكن الوصول إليها عبر الهاتف المحمول، واستشارتها دون اتصال بالإنترنت وبلغتهم، تكون أكثر ملاءمة، على سبيل المثال لبضع دقائق قبل أو بعد بدء الدوام.
تبقى التدريب الأكثر فعالية – حسب رأيها أيضًا – هو المرتبط بالمهام اليومية. عندها تلعب الاتصالات الداخلية دور الوصلة، من خلال تقديم التدريب داخل التطبيق الذي يستخدمه الموظفون بالفعل وضمان متابعة تتيح معرفة من اكتسب المعرفة فعليًا. وتوصي أيضًا قائلة: « نصيحتي: اذهبوا إلى الميدان قبل تصميم أي شيء. فالبيانات التحليلية تكشف عما يحدث، لكن الزيارة الميدانية تتيح فهم الأسباب. »
في مواجهة أدوات الذكاء الاصطناعي التي يستخدمها بعض الموظفين بالفعل على هواتفهم الشخصية، والتي تُسمى Shadow IA، يكمن الحل في تقديم بديل رسمي سهل الاستخدام بنفس القدر، دون الحاجة إلى بريد إلكتروني مهني، ويعتمد على قواعد معرفية معتمدة. كما يجب أن تحدد تعليمات قصيرة، مكتوبة دون مصطلحات قانونية معقدة، ما يمكن للموظفين إدخاله أو عدم إدخاله في الأدوات العامة.
التعاون مع الموارد البشرية وتقنية المعلومات
ترى أن كل قسم يقدم جزءًا أساسيًا: قسم تقنية المعلومات يتقن التكنولوجيا، وموارد البشرية تفهم الأشخاص الذين سيستخدمونها، والاتصالات تعرف العمليات التي تربط بين الاثنين. وتضيف الإدارات التشغيلية إلى هذا العمل المشترك، الذي يجب أن يحدد بدقة الحاجة التي يستجيب لها. وتؤكد قائلة: « التكنولوجيا أداة، وليست غاية في حد ذاتها ».
كما تؤكد على الثقة واحترام خبرة كل فرد، موضحة أن على الجميع التركيز أولاً على مجال تخصصهم. وأخيرًا، يجب أن يتفق المعنيون على مؤشرات النجاح. إلى جانب مؤشرات الوصول والمشاركة التقليدية، يمكن للاتصالات الداخلية أن تدمج مؤشرات مرتبطة بالتحديات التشغيلية أو التنظيمية لتبني الذكاء الاصطناعي.
